Excel Özet Tablo (Pivot Table)- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Yapılır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Hazırlanır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nedir Resimli Anlatım
Günlük hayatta toplanan veriler genellikle detaylardan oluşurlar. Mesela bir evin giderlerini takip etmek isterseniz, detaylı olarak bu giderleri, gider çeşitlerine göre tutarları ile birlikte kaydederek sonuçta bu verilerden bir özet tablo oluşturmak isteriz.
Aynı şey bir muhasebe programına girilen veriler için de geçerlidir. Bir muhasebecinin müşterisi için topladığı ve bilgisayarındaki muhasebesine kaydını yaptığı veriler, gerçek veri hareketlerinin detaylarıdır. Kullandığımız muhasebe programı sonuçta bu detaylı verilerden yola çıkarak özet tabloları veya mevzuatın gerektirdiği özet raporları hazırlar.
Microsoft Excel Hesap Tablosu programı işte elimizde bulunan bu tür detay verileri özetlemek, verilerden yola çıkarak istediğimiz ayrıntıda raporları hazırlamak amacıyla Özet Tablo (İngilizce sürümünde Pivot Table) aracını hizmetimize sunmaktadır.
Bu dersin bundan sonraki kısmında, dersin esas konusunu teşkil eden özet tabloları anlatırken sık sık İngilizce terimlere başvuracağım. Bunun temel sebebi, bu dokümanı hazırlarken kullandığım Excel 2003 sürümünün İngilizce olmasından başka bir şey değil. Ancak elinizde Excel’in Türkçe sürümü bulunuyorsa, ekran resimlerinden yola çıkarak aynı fonksiyonu Türkçe sürümde gerçekleştirmeyi deneyebilirsiniz veya bilgisayarıma Türkçe sürümünü yükleyinceye kadar sabredebilirsiniz.
Özet Tablo Oluşturma
Özet tablolar, yukarıda da değindiğim gibi, temel olarak detay verileri, toplama, sayma, ortalama alma gibi fonksiyonlar kullanarak özetlemek amacıyla kullanılır.
Bu derste kullanacağımız örnek veriler, bir evin giderlerinin aylık detaylarını içerecek. Örneğimiz böyle ama, istersek herhangi bir muhasebe programından çeşitli formatlarda dışarıya aktaracağımız verileri de özet tablo oluşturmak amacıyla kullanabiliriz.
Özet tablo oluştururken dikkat edilecek birkaç temel husus var. Bunlardan birincisi, dataylı verilerimizi, her bir veriyi bir satırda olacak şekilde düzenlemek. Örneğimize dönecek olursak, bir evin giderlerini özet tabloda kullanılabilecek şekilde Excel’de saklamak istiyorsak, her bir gideri ayrı bir satıra yazmalıyız.
Aşağıda, bir evin giderlerini içeren böyle bir tablonun örneğini görüyorsunuz.
Bu örnek tabloyu kendinizin hazırladığını ve günlük olarak tüm aile bireylerinin harcamalarını her akşam bilgisayarınızda oluşturduğunuz bir Excel tablosuna örnekteki gibi girdiğinizi varsayalım.
Tabloda da gördüğünüz gibi veri tablomuz dört sütundan oluşuyor:
Verilerin girilmesinde önemli olan birkaç husus var.
Dilerseniz artık özet tablomuzu oluşturmaya başlayalım.
Özet Tablonun Oluşturulması
Özet tabloyu oluşturabilmek için gerçekleştirilmesi gerekli aşamalar aşağıda ekran görüntüleri ile adım adım anlatılmıştır.
Özet Tablo Tasarımının Yapılması
Özet tablomuz temel olarak 4 farklı bölgeden oluşuyor. Aşağıda bu bölgelere ilgili sahaların yerleştirilmesini bulabilirsiniz:
Satır ( ROW): Bu kısma, verilerimizi raporlarken kullanacağımız ve satırlarda görünmesini istediğimiz anahtar sahaları yerleştireceğiz. Örneğimizde ‘Gider Grubu’, ‘Gider’ ve ‘Harcamayı Yapan’ olmak üzere üç adet anahtar saha bulunuyor. Tasarladığımız özet raporda satırlarda ‘Gider Grubu’nun olmasını istersek, pencerenin sağında bulunan ‘Gider Grubu’ sahasını faremizin sol tuşu ile tıklayarak bırakmadan ROW yazan bölgeye sürükleyip bırakacağız. Bu işlemin sonucunda aşağıdaki ekran görüntüsünü elde etmemiz gerekiyor:
Bu yaptığımız işlem sonucunda, raporlayacağımız veriler satırlarda ‘Gider Grubu’ bazında gruplanarak özetlenecek.
Sütun (COLUMN): Bu kısma, verilerimizi raporlarken kullanacağımız ve sütunlarda görünmesini istediğimiz anahtar sahaları yerleştireceğiz. Ekranımızın sağında bulunan ‘Harcamayı Yapan’ sahasını şimdi faremizin sol tuşu ile tıklayarak bırakmadan COLUMN yazan bölgeye sürükleyip bırakacağız. Bu işlemin sonucunda aşağıdaki ekran görüntüsünü elde etmemiz gerekiyor:
Bu yaptığımız işlem sonucunda, raporlayacağımız veriler sütunlarda ‘Harcamayı Yapan’ bazında gruplanarak özetlenecek.
Veri (Data): Bu kısma, özet tablomuzda raporlayacağımız sayısal verileri yerleştireceğiz. Bizim oluşturduğumuz örnek veri tablosunda raporlayacağımız ve sayısal veri içeren bir tek saha bulunuyor. O da ‘Tutar’ sahası. Şimdi yapmanız gereken, pencerenin sağında bulunan tutar sahasını farenizin sol tuşu ile tutarak DATA yazan kısma bırakmak. Bunu gerçekleştirdikten sonra aşağıdak gibi bir ekran görüntünüz olacak:
Resimde de gördüğünüz gibi Tutar sahası sürükleyip bırakmamız sonucunda DATA (veri) kısmına yerleşti ve ‘Sum of Tutar’ (Tutar’ların toplamı) şeklinde gösteriliyor.
Artık raporumuz hazır. Bundan sonra yapmamız gereken ekranda gördüğünüz ‘OK’ düğmesini tıklayarak aşağıda örneğini gördüğünüz ‘Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı’ ekranına geri dönmek.
Son olarak raporumuzu görüntülemek için ekranda görülen ‘Finish’ düğmesine basmak olacak.
Aşağıda, yaptığımız işlemler sonucunda elde edeceğimiz özet tablo raporunun bir örneğini görmektesiniz:
Görüntülenen bu raporda, daha önce veri girişi yaptığımız Excel çalışma tablosundaki veriler kullanılarak, belirlediğimiz tasarıma uygun bir sonuç elde ettik.
Satırlarda ‘Gider Grubu’, sütunlarda ise ‘Harcamayı Yapan’ görüntülendi. Bu şekilde, Örneğin ‘’Sigorta’ gider grubunda, Ali’nin toplam 296 YTL harcama yaptığını görebiliyoruz.
Her bir satırın en sağında, ‘Grand Total’ (Genel Toplam) sütununda gördüğümüz rakam, her bir satırın genel toplamını, her bir sütunun en altında , ‘Grand Total’ (Genel Toplam) satırında gördüğümüz rakam, her bir sütunun genel toplamını gösteriyor.
Tüm harcamların toplamı ise, en sağ altta ‘536’ olarak görülüyor.
Microsoft Excel uygulamasının Özet Tablo fonksiyonu, çok büyük veri tablolarından, çok daha karmaşık raporlar üretilmesi amacıyla kullanılabilir.
Özet Tablo fonksiyonunun burada bahsetmediğim ve raporlamada işinize yarayacak daha bir çok özelliği bulunmakta. Raporların genel görünümünün düzenlenmesinden, her bir sahanın görüntüsünün formatlanmasına kadar bir çok şeyi, özet tablolar konusunda uzmanlaştıkça kendiniz de gerçekleştirebilirsiniz.
Grand Total yerine aynı satırdaki rakamların farkını nasıl koyabiliriz?
çok güzeldi teşekkürler
Excel 30 yaşına bastı
takılan Excel kadar uyuz bir şey yok. 🙁
Excel Isı Haritası ile Tablolarınızı Görsele Dönüştürün
güzel tabii ki ancak o Excel tablosunu kullanıp kişisel yorumlarınızı da katarak çok daha yüksek yüzdeye ulaşılabilir
Excel 30 yaşına basmış..Ben bilgisayar kullanmaya başladığımda excel yoktu..lotus 1-2-3 vardı..Düşün artık kaç milyon yaşındayım
Dünyanın en faydalı ve tehlikeli programı “Excel” 30 yaşında.